MATERI METODE PERSIDANGAN KOMAPO MAKASSAR 2018

METODE/TEKNIK/STRATEGI

“PERSIDANGAN”

(Cover Materi Persidangan KOMAPO 2018)

Sebenar-benarnya seorang pemuda yang memiliki idealisme bukan untuk diri sendiri, melainkan untuk orang lain.

~Jlhata

PENERIMAAN ANGGOTA BARU

KOMUNITAS PELAJAR DAN MAHASISWA APLIM-APOM

(KOMAPO)

MAKASSAR-SULSEL 2018

PRAKATA

Panjatkan Puji dan Sykur Kepada Sang Pencipta Langit dan Bumi, sebagaimana memberikan kehidupan Damai Sejahtera di setiap saat.

Metode Persidangan merupakan bekal dasar dalam pengambilan keputusan guna mencapai harapan yang optimal dan sebagai perwujudtan symbol kerja sama yang efektif dan efisien. Materi persidangan yang merangkul dari berbagai sumber baik itu buku, artikel dan internet ini menjadi dasar dalam mempelajari mekanisme pengambilan keputusan sebagaimana mestinya.

Dari ikhtiar materi ini, Saya Jhon Lhau’rens Tabuni, mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Badan Pengurus, Dewan Senior, Panitia PAB dan Seluruh Anggota KOMAPO sebagaimana memberikan ruang dan waktu untuk saya menjadi pemateri yang berjudul; “Metode Persidangan”, saya yakin dan percaya bahwa saya memiliki kelemahan dedikasi dalam penerapan materi tentang persidangan tersebut, maka pada momentum ini tidak harus saya menjadi nara sumber yang ditugaskan untuk Memberikan namun inti dari pada materi ini kami belajar bersama-sama, Apa-Mengapa dan Bagaimana Cara Bersidang Dalam Forum Formal, Informal Dan Non Formal.

Semoga ikhtiar Teknik Persidangan ini, bermanfaat dan berdampak positif serta bersinergitas dalam forum-forum ilmiah yang akan datang.

Jadilah pahlawan Bersenjata Ideologi, Dikarenakan Ideologi Merupakan Senjata Yang Paling Ampu Di Masyarakat.

~Jlhata

A.     PENDAHULUAN

Pengambilan keputusan (decision making) dalam sebuah organisasi merupakan suatu hal yang sangat penting, apabila organisasi tersebut ditimpang berbagai macam persoalan yang sangat mengancam stabilitas organisasi. Setiap organisasi tentu saja mempunyai tujuan yang berbeda-beda,  namun dalam pengambilan keputusan tidak terlepas dari yang namanya Demokrasi. Organisasi memiliki warna Demokrasi. Lebih-lebih yaitu Organisasi Kemahasiswaan, Proses decision making selalu dilakukan secara musyawarah mufakat antar Anggota ataupun antar Pengurus dalam organisasi tersebut.

 

B.     PENGERTIAN

Untuk menjelaskan arti PERSIDANGAN akan gunakan 2 cara yaitu: Secara ETIMOLOGI (Asal Kata), Secara TERMINOLOGI (Istilah)

1.      Metode

Metode = Asal Kata; berasal dari bahasa Yunani yaitu: Method: Tata Odhos & Istilahnya; Tata Cara

Kata lain dari Metode adalah: 1) Teknik dan 2) Strategi.

2.      Persidangan

Secara Etimologi: per - SIDANG – an. Sidang  adalah kata kerja, sedangkan PER & AN merupakan kata Keterangan bahwa sedang melakukan pekerjaan dalam sebuah sidang.

Secara Terminology SIDANG adalah proses pengambilan keputusan yang dilakukan 2 orang atau lebih dengan musyawarh mufakat untuk menyelesaikan masalah dengan syarat tertentu.

“Pengertian lain SIDANG adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) yang diawali oleh konflik. keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi/anggota selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.” Atau Persidangan adalah cara bersidang yang sesuai konstitusi atau aturan. Tujuan memahami Tekhnik dalam bersidang adalah: Tercapainya keputusan bersama dengan cara yang nikmat dan sah, serta memiliki kekuatan hukum yang lebih untuk dipertahankan dikemudian hari.

C.     JENIS-JENIS PERSIDANGAN

1.      Sidang Formal; Sidang yang memiliki dasar hukum dan syarat-syarat yang telah ditentukan dan harus di penuhi.

2.      Sidang Paripurna; Sidang yang diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

3.      Sidang Pleno;

·        Sidang yang diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

·        Sidang Pleno biasanya dipandu oleh SC

·        Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

4.      Sidang Istimewa; adalah sidang yang membahas hal-hal yang krusial dan mendesak dalam organisasi.

5.      Sidang Komisi

Ø  Sidang yang diikuti oleh anggota masing-masing Komisi

Ø  Anggota masing-masing Komisi adalah peserta penuh dan peninjau

Ø  Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

6.      Sidang Subkomisi; Adalah sidang yang lebih kecil dari sidang komisi karena tingkat kesulitannya permasalahan yang tinggi.

7.      Jenis Keputusan; Kongres, Muktamar, MUBES, MUSLUB, MUNAS, MUSANG, MUSDA, MUSCAB

8.      Sidang Informal; Sidang yang lebih terbatas dalam sidang lainnya guna mematangkan materi;

Rapat Bidang, Rapat Pengurus, Rapat Panitia dan Rapat Dewan

9.      Sidang Non Formal; Pertemuan yang tidak memiliki syarat-syarat tertentu namun aturan kesepakatan forum.

a.       Waktu Perencanaan (Sidang terencana sedangkan diskusi lebih bersifat insidental)

b.      Jenis dan Kuantitas Peserta (Sidang harus memenuhi syarat-syarat sahnya sidang sedangkan diskusi tidak)

c.       Materi (sidang terdiri dari 1 jenis materi, sedangkan diskusi tidak terbatas)

D.    MACAM MACAM PERSIDANGAN

v  Interupsi, Yaitu Memotong Pembicaraan Orang Lain dalam forum persidangan

v  Orther; (usul) Yaitu Mengusulkan terkait dengan agenda pembahasan

v  Informasi Yaitu memberikan informasi terkait persidangan tersebut

v  Clearans/Clearing (jernihkan) Yaitu untuk menjelaskan atau meluruskan permasalahan yang sedang di bahas.

v  Privilaghts (hak-hak istimewa) Yaitu interupsi apabila peserta sidang merasa tersinggung dengan interupsi yang lain dalam persidangan atau perserta siding terlalu menyudutkan pihak tertentu dengan agenda sidang.

v  Inteknis Yaitu untuk membicarakan soal pengaturan teknis persidangan dalam persidangan.

 

E.     ISTILAH ISTILAH DALAM PERSIDANGAN

1.      Pending  adalah menghentikan sidang yang tidak ditentukan waktunya.

2.      Skorsing  adalah menghentikan sidang dengan waktu yang ditentukan.

3.      Lobying  (loby) adalah proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang atau penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara
informal

4.      Voting adalah proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.

5.      Quorum adalah syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.

6.      Walk Out ialah keadaan tidak menyetujui dengan kesepakatan sidang karena persidangan sudah tidak relevan dengan prinsip mereka dan memilih untuk keluar dari acara persidangan

7.      PK (Peninjauan kembali) ialah mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/putusan yang telah ditetapkan

8.      Prosidang adalah Hasil ketetapan sidang/Musyawarah yang telah di bukukan (bersifat tertulis)

9.      Konsideran adalah (Bagian) Surat keputusan 

F.      SYARAT, TUGAS DAN ETIKA/SIKAP PIMPINAN SIDANG

1.      Syarat

v  Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas) tentang persiangan

v  Sifat leadership, bertanggung jawab dan tegas

v  Memahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas

v  Bijaksana/netral/demokratis

v  Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

v  Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

2.      Tugas

§  Membuka dan menutup siding

§  Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar focus

§  Membuat keputusan-keputusan

3.      Etika

      Simpatik, menarik, tegas dan disiplin

      Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan sidang

      Interupsi/penyelaan dengan mengikuti aturan

      Saling menghormati, Sopan dalam kata dan perbuatan

      Menghargai antar peserta siding dan Tidak menyinggung perbedaan

      Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan persidangan

      Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

G.    PERLENGKAPAN PERSIDANGAN

1.      Pimpinan Sidang

2.      Peserta Sidang

3.      Agenda

4.      Sarana dan Prasarana

H.    BENTUK-BENTUK PERSIDANGAN

1. Bentuk banjar kebelakan
2. Bentuk Shaf      
3. Bentuk Huruf U
4. Bentuk Lingkaran
5. Bentuk Tapal Kuda         

I.       KETUKAN PALU; (Dalam pengambilan keputusan sering ditemukan dengan menggunakan ketukan: 3-1-3 atau 3-1-2)

3x Ketukan Untuk;

Ø  Membuka/menutup sidang resmi.

Ø  Mengesahkan keputusan final /akhir hasil siding

Ø  ketukan banyak adalah ketika forum dalam keadaan kurang kondusif (kacau)

1x Ketukan Untuk

Ø  Menyerahkan/Menerima pimpinan sidang.

Ø  Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta siding (per-agenda)

Ø  Menskorsing dan mencabut kembali skorsing sidang

Ø  Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru

2x Ketukan Untuk;

v  Istirahat

v  Lobbying

v  Sembahyang

v  Makan

v  Dll

IKHTIAR PERSIDANGAN

1.      Dikatakan Persidangan Jikalau;

·        Terdapat permasalahan

·        Terdapat peserta sidang yang sesuai quorum

·        Adanya petugas persidangan terutama pimpinan sidang

·        Tersedianya kelengkapan sidang yang memadai

·        Terdapat draft atau kesepakatan tekhnis pra-persidangan seperti konvensi ketukan palu

·        Terdapat keputusan

2.      Mengapa Sidang Butuh Etika Khusus?

o   Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subjektif

o   Menghindari timbulnya masalah baru

o   Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan adu argumen”.

o   Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta sidang

o   Demi kenyamanan bersidang

3.      Tata Cara Memimpin Persidangan

      Pemimpin sidang harus memperhatikan segala agenda acara, tata tertib, dan protokoler persidangan.

      Membentuk kata pengantar yang singkat, padat dan jelas sehingga mudah dipahami oleh peserta sidang.

      Jika terjadi ketegangan ataupun perselisihan berupaya memberikan penjelasan secara proporsional mengenai masalah yang dibahas.

      Memberikan sanksi jika ada yang melanggar tata tertib sidang dengan tegas dan adil.

      Membuat kesimpulan dari keseluruhan acara persidangan.

4.        Quorum dan Pengambilan Keputusan

v  Persidangan dinyatakan sah apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (melalui konsensus)

v  keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat

v  Pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang atau pimpinan sidang memilik hak 1 suara

5.      Pelaksanaan Interupsi :

o   Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang

o   Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.

o   Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan/persetujuan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang

6.      Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dalam forum.

7.      Sanksi-sanksi

Mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (sampai 3x), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.

8.      Materi sidang

Materi sidang  adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.

9.      Konsep Sidang 

Sidang adalah pertemuan dua orang atau lebih yang memiliki kepentingan yang sama untuk mengkaji persoalan tertentu melalui suatu mekanisme tertentu.

10.  Tujuan Sidang

§  Sidang dilakukan Untuk :

§  Memecahkan masalah

§  Menyatukan pendapat

§  Memperoleh kesepakatan–kesepakatan

§  Menyelesaikan konflik

§  Mengambil keputusan  

11.  Pihak Yang Terkait dalam Persidangan

      Panitia Pelaksana= OC

      Panitia Pengarah=CS

      Pimpinan Sidang=Panitia Add Hock/Presidium Sidang/Pimpinan Sidang Tetap

12.  Proses Pengambilan Keputusan :1. Musyawarah untuk mufakat
2. Aklamasi (langsung dan terbuka)
3. Voting (suara terbanyak)

13.  Sidang Efektif

Sidang akan efektif, apabila:

1. Suasana

2. Rasa aman

3. Kepemimipinan bergilir

4. Perumusan tujuan

5. Evaluasi yang terus-menerus

14.  Metode/Model Keputusan Sidang

1)      Keputusan dan wewenang adalah Keputusan dengan wewenang biasanya digunakan oleh pimpinan kelompok. Metode ini digunakan jika pemimpin kelompok tersebut hadir dan terlibat secara utuh dalam proses pengambialn keputusan

2)      Keputusan minoritas adalah Keputusan minoritas dapat terjadi, apabila kelompok kecil dari tim memiliki pengaruh atas mayoritas anggota kelompok. Ini dapat terjadi, karena kelompok minoritas lebih berpengalaman dan banyak memahami hal yang dibicarakan

3)      Keputusan demokrasi adalah Proses demokrasi dalam pengambilan keputusan dapat terjadi bila kelompok mayoritas setuju dengan pembahasan. Metode ini sering digunakan karena didasari oleh prinsip-prinsip demokrasi.

4)      Keputusan mufakat adalah Keputusan yang diambil secara langsung dan terbuka, dimana seluruh peserta dapat menerimanya scara bulat

                                                       GLOSARIUM DALAM PERSIDANGAN

1.      Pemimpin adalah Mengatur alur pembicaraan, Menyampaikan topik dan tujuan, Mengajukan pertanyaan pemicu, Memotivasi peserta agar mau terlibat secara optimal, Menegur peserta yang berbicara di luar topik yang di bahas dan Membuat cataan selama proses berlangsung, juga rumusan diakhir pembahasan

2.      Notulen adalah Membuat catatan tentang pokok-pokok pembicaraan, Menyusun laporan proses dan kesimpulan sidang

3.      Peserta Adalah Menyajikan informasi berdasarkan pengetahuan dan pengalamannya, Menyampaikan pemikiran secra lengkap dan jelas, Menyampaikan bukti-bukti yang mendukung dan Menanggapi pertanyaan atau pernyataan yang dilontarkan

4.      Sidang merupakan pertemuan formal untuk menghasilkan sutau putusan dengan menggunakan aturan-aturan yang jelas. Sidang dilakukan dalam sebuah rungan, yang dipimpin oleh pimpinan sidang yang disebut dengan presidium.

5.      Musyawarah adalah pertemuan formal yang didalam pelaksanaanya mencakup didalamnya  rapat, sidang dan diskusi.

6.      Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik

7.      Diksusi adalah pertemuan dua orang atau lebih membicarakan sesuatu. Bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja.

8.      Rapat adalah pertemuan formal membicarakan rencana-rencana yang berkaitan dengan kepentingan organisasi atau sesuatu hal yang akan dikerjakana bersama-sama kedepanya. Dipimpin oleh pimpinan rapat, bisa dilakukan dalam ruangan atau lapangan terbuka.

9.      Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.

10.  Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.

11.  Perangkat sidang Atau pendukung lainnya adalah palu sidang, alat tulis menulis dan pengeras suara.

12.  Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

13.  Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan

14.  Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

15.  Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

16.  Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta

CONTOH KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PRESIDIUM/PIMPINAN SIDANG

Membuka Sidang

“Dengan mengucapkan Rahmat Tuhan Yang Maha Kuasa, membuka sidang/sidang pleno dengan resmi ” tok…….tok…….tok

Menutup sidang

“Dengan mengucapkan Rahmat Tuhan Yang Maha Kuasa, menutup sidang dengan resmi ” tok…….tok…….tok

Mengalihkan Pimpinan Sidang

“Dengan ini saya pemimpin sidang megalihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

Mengambil Alih Pimpinan Sidang

“Dengan ini saya pemimpin sidang menerima/mengambil alih” tok.

Menskorsing Sidang

“Dengan ini sidang kami skorsing selama 15 menit dari jam 11.00-13.00” tok……….tok.

Mencabut Skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit kami cabut dan nyatakan sidang dilanjutkan” tok…….tok.

Memberi Peringatan Kepada Peserta Sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

Catatan;

ü  Tidak ada interupsi diatas interupsi

ü  Tidak ada interupsi disaat sunyi

Demikian Ringkasan Materi Metode Persidangan, Harapan Saya KOMAPO Menjadi Ajang Pembangunan Solidaritas Yang Solid Dalam Menerobos Jalan Buntuh, Karena Solidaritas Meruapakan Kunci Keberhasilan Bersama. ~Jlhata

Apabila Teman-Teman Seperjuangan Ingin Copy File Materi Ini,

Buka Di Website;
https://kunume7wone.blogspot.com/

Lalu Ketik Di Search

“MATERI METODE PERSIDANGAN KOMAPO MAKASSAR 2018”

Salam~Reforming